7 patarimai dėl profesionalaus el. Pašto etiketo darbo vietoje

El. Pašto menas prarastas. Mes priėmėme automatinį taisymą, šauktukus, jaustukus ir prastus rašymo įgūdžius, atsisakydami teisingų rašybos ir pradinių mokyklų gramatikos taisyklių.

Nors mums nebūtinai reikia nukreipti Williamo Shakespeare'o dvasią, kai filmuojame el. Laišką savo kolegoms ar vadovams, vis tiek svarbu „Gmail“ ar „Yahoo!“ “laikytis gero etiketo. pašto žinutes.

Atminkite: čia yra tingus el. Laiškų rašymas ir oficiali el. Pašto kompozicija. Kurią iš jų norite naudoti būdami biure?

Išsakykime taip: jei norite, kad į jus būtų žiūrima rimčiau ir būtų laikoma profesionalesniais, tuomet labai rekomenduojame pastarąjį. Kitaip tariant: ar nesijaudinate, kai Billas iš rinkodaros siunčia jums pranešimus, kurie labiau primena šlamštą nuo 1990-ųjų?

Taigi, kas tiksliai yra profesionalus el. Pašto etiketas 2018 m. Ir vėliau?

Turime patarimų, kaip užpildyti verslo el. Laišką, rinkinį, kuris neatrodo, kad paauglys parašė jį „Snapchat“, o veikiau kompetentingas suaugęs asmuo.

1. Naudokite profesinę kalbą

Žinoma, išoriniame pasaulyje jūs sutrumpinate savo žodžius, rašote netinkamą kalbą, kurios niekada nenaudotumėte darbo vietoje, ir angliškai vartojate beatodairiškai atsisakydami - mums nesvarbu, kiek kartų tai darote, prašome liautis rašyti „galėtų of ', ' gr8 'ir' LOL 'visuose jūsų įmonės el. laiškuose - tai yra tipiškos el. laiškų nuodėmės.

Štai kaip sudaryti bendrą el. Laišką profesionaliam nustatymui:

  • atidarykite savo el. laišką su sveikinimu
  • iškart gaukite el. pašto adresą
  • gerai atsisveikinkite su draugišku išsiregistravimu, pavyzdžiui, „ačiū“, „nuoširdžiai“ ar „geriausi linkėjimai“.

Kai norite pridėti dar vieną profesionalumo lygį, laikykitės tik su biuru susijusių el. Laiškų.

2. Bendraukite teisingu tonu

Jei siunčiant el. Laišką yra vienas dalykas, kuris yra sunkus, jis praneša apie tai.

Kadangi gavėjas nebendrauja su jumis fiziškai ir žodžiu, asmeniui gali būti sunku suprasti, ką jūs iš tikrųjų sakote. Nuo juokingų iki rimtų, el. Laiškai gali sumažinti visų jūsų el.

Kiek kartų nekenksmingas pokštas tave pakerėjo?

Pagrindinis sunkumas yra įveikti šią kliūtį ir bandyti perduoti tinkamą toną. Yra keletas rekomendacijų, kaip tai pasiekti:

  • Laikykitės asmeninių įvardžių, kai skaitmeniškai rašote el. laišką
  • rašykite savo el. laiškus aktyviu, o ne pasyviu balsu
  • rinkitės žodžius atsargiai - neteisingas būdvardis ar daiktavardis gali pakenkti
  • žinokite tinkamus sveikinimus ir uždarymus, tačiau nebūkite per daug mieli.

Dažnai per daug perskaitome pranešimą gautuosiuose. Ar jie nenuvalyti? Ar pranešimas buvo sarkastiškas? Ar siuntėjas buvo pasyvus agresyvus?

Tai yra pagrįsti klausimai, kurie pribloškia mūsų mintis perskaičius naujausią gautųjų aplanką, tačiau laikas juos mesti ir tiesiog suvokti, kad siuntėjas siunčia tik el. Laišką, o ne gerbiamas Jonas ar brangioji Amy.

3. Formatuokite savo el. Paštą

Iš tikrųjų jūsų el. Pašto formatas gali neatrodyti toks svarbus dalykas, tačiau tai tik vienas pridėtas sluoksnis jūsų siekyje tobulinti savo oficialius pranešimus. Rašydami el. Laišką norėsite išlaikyti nuoseklią ir profesionalią temą, šabloną, kurį reguliariai naudosite.

Kaip atrodo numatytasis formatas? Paprastai tai yra „Times New Roman“, 11 arba 12 dydžio, ir po vieną tarpą po kiekvienos pastraipos.

Štai pavyzdys:

Gerb. Pone Vandelay,

Tikiuosi viskas gerai.

Gavau jūsų pranešimą ir norėčiau padėkoti, kad susisiekėte su manimi. Aš pasinaudojau jūsų patarimu ir į pranešimą įtraukiau dvi grafikas, kad pabrėžčiau mūsų latekso gaminius. Jūs galite pamatyti mano pasirinktus vaizdus pridedamame faile.

Tikėkimės, kad tai sužavės mūsų japonų klientus.

Nuoširdžiai tavo,

[Įterpti parašą čia]

Paprastas formatas, kuris nėra išgalvotas, visada yra geresnis už prabangų ir viršų. Norint teisingai suformatuoti el. Laišką, nereikia nesugadintų kompiuterinių įgūdžių.

4. Venkite pasipiktinusių vartotojo vardų

Nesvarbu, ar atidarote naują el. Pašto paskyrą biure, ar naudojate asmeninį el. Pašto adresą su darbu susijusiais tikslais, jūsų darbas yra vienas: venkite pasipiktinimo vartotojo vardu ( arba ). . Tokiu būdu jūsų kolegoms, prižiūrėtojams ir viršininkui bus išsiųsta neteisinga žinia apie jūsų bendrą elgesį.

Paprasčiau tariant: naudokite .

5. Kiekvienos žinutės korektūra

Žiūrėk, mes ne visi esame neklystantys, žinai? Mes darome klaidų, todėl jie uždėjo trintukus ant pieštukų nugarėlės ir mygtuką „Ištrinti“ ant mūsų klaviatūrų. Tai atsitinka.

Svarbiausia yra mokytis iš klaidų. Jei jūsų gyvenimo per visą gyvenimą tikslas yra ištaisyti klaidas ir pasimokyti iš jų, tuomet galite pradėti nuo savo el.

Pagrindinis jūsų tikslas yra koreguoti kiekvieną jūsų atsiųstą pranešimą. Nesvarbu, ar el. Laiškas yra dvi pastraipos, ar laiškas aukščiausiam įmonės vadovui. Yra du būdai, kaip tai padaryti: naršyklėje įdiekite gramatikos priedą (populiariausias įrankis yra gramatika) ir prieš paspausdami mygtuką „Siųsti“ dar kartą patikrinkite savo el. Paštą.

Jei niekada nebuvote vienas sakinio struktūros ar dabartinės įtampos, tada tikrai turėtumėte apsvarstyti galimybę įdiegti gramatiką. Niekada negali žinoti, ar išmoksi dalykų, apie kuriuos pamiršai, ar nežinojai. Kas žinojo, kad yra didelis skirtumas tarp „Jei aš buvau“ ir „Jei aš“?

6. Išmintingai naudokitės savo parašu

Jūsų el. Pašto parašas yra puikus jūsų turimas įrankis, nes jis gali perduoti daug svarbios informacijos, nepridėjęs to jūsų pranešimų kontekste. Tinkamas parašas gali pakartoti jūsų vardą, pavardę, informaciją socialinėje žiniasklaidoje ar net kokią šmaikščią frazę, taikomą jūsų pramonėje. Tai gali jus išsiskirti iš minios ir leisti gavėjams jus atsiminti.

Taigi, kaip jums sukurti parašą, kuris jus išskiria?

  • apribokite savo parašą daugiausia iki keturių eilučių
  • pridėkite socialinės žiniasklaidos piktogramas, kad jūsų parašas patektų į XXI amžių
  • išlaikyti spalvas paprastas ir nuoseklias; praleisti rožinį ir numatytąjį šriftą juodai
  • įterpkite raginimą veikti paskutinėje eilutėje (būtinai atsiminkite biuro vakarėlį)
  • Nenaudokite vertingo nekilnojamojo turto įvesdami savo el. pašto adresą
  • paskelbkite spalvotą savęs atvaizdą šalia savo parašo

Štai pavyzdys:

Johnas Smithas
Keliaujantis pardavėjas, ABC įmonė [susieta su svetaine]
+ (44) (0) 1632 123456

Taip maksimaliai išnaudojate el. Pašto parašo galią.

7. Supraskite, kad niekas nėra konfidencialu

Štai interneto naudojimo 2018 metais tiesa: nieko nėra saugu, neramu ir konfidencialu. Nuo duomenų įsiskverbimo į saugumo pažeidimus iki elektroninio pašto įsilaužimų atrodo, kad viskas ir viskas, ką darote internete, nebėra konfidenciali ir anonimiška. Tiesiog paklauskite „Sony“ vadovų. Ir tai svarbu atsiminti, kai kitą kartą siųsite el. Laišką, kuriame pilna nuoskaudų ir šiek tiek per daug asmeniška.

Kitaip tariant, parašykite laišką su mintimi, kad likę biuro darbuotojai galėtų tai pamatyti. Geriau tiesiog laikytis savo darbo ir senatvės posakio „jei tau nėra ką gražaus pasakyti, tada nesakyk to“. Be to, neteikite per daug informacijos apie neskelbtinus įmonės duomenis.

Atsisakydami šių pasiūlymų, galite rizikuoti, kad ir kiti jį perskaitys. Tai tiesiog jūsų laimė, kad kartą, kai skundėtės žmogiškaisiais ištekliais, įmonė įsilaužė!

Tiesa, pastaraisiais metais biuro aplinka tapo šiek tiek ramesnė. Taip yra todėl, kad daugiau tūkstantmečių įžengė į darbo jėgą, todėl jų gausumas ir modernūs būdai tapo biurų aplinka. Tačiau toks elgesys neturėtų būti integruotas į jūsų el. Turėtų būti priešingai: profesionalus, švarus ir mandagus - kaip „ The Wall Street Journal“ .

Jie sako, kad el. Paštas negyvas. Taigi, kokia prasmė praktikuoti geras manieras? Na, atsižvelgiant į tai, kaip šiuolaikinės biuro patalpos gyvena ir miršta el. Paštu, galima sakyti, kad jos klysta. Prieš paspausdami „Siųsti“ kitame el. Laiške, pagalvokite, ar jis atitinka etiketo kriterijus. Jei ne, turėsite paspausti klaviatūros klavišą „Backspace“ ir pradėti viską iš naujo. Jūs rengiatės dėl sėkmės, tad kodėl gi neparašius ir dėl sėkmės?

Ar rašote profesionalius el. Laiškus? Praneškite mums komentarų skiltyje!

Palikite Komentarą

Please enter your comment!
Please enter your name here