Toliau tobulėjant šiuolaikinei darbo vietai, keičiasi ir subtilus projektų valdymo menas. Praėjo dienos, kai perkeliami banknotai po lentomis; Dabar įmonės ieško veiksmingiausių ir ekonomiškiausių priemonių, nes jos siekia supaprastinti savo darbo eigą ir geriau išnaudoti mažiau.
Projektų valdymo programinė įranga pažymėjo visas šias dėžutes. Nepriklausomai nuo verslo ar platesnės pramonės, jis gali būti lengvai pritaikytas ir pritaikytas bet kuriai organizacijai. Natūralu, kad kai kurios komandos gali dvejoti. Pasipriešinimas pokyčiams yra žmogaus prigimtis, o kai yra pelno maržos, lemiančios rezultatą, verslas dažniau abejoja, kodėl jie turėtų naudoti tam tikrą įrankį.
Vis dėlto daugybė specialios programinės įrangos naudojimo pranašumų turėtų nuraminti šias baimes. Šiame straipsnyje apžvelgsime kai kuriuos iš šių pranašumų ir aptarsime teigiamą poveikį, kurį jie gali turėti jūsų verslui. Taigi, nebent gavote užrašų perteklių, užtvindžiusį sandėliuką, skaitykite toliau ...
1. Lengvesnis bendradarbiavimas
Daugelis užduočių sutampa su skyrių ir vietovių ribomis, o kartais kiekvienam komandos nariui gali būti sunku žinoti apie tai, kas vyksta už savo artimiausio rato. Laimei, projekto valdymo įrankis paneigia šią problemą tiesiai ant šikšnosparnio; Pvz., „Wrike“ teikia tiesioginį veiklos srautą, leidžiantį kitiems komandos nariams žinoti, ką jūs dirbate, tuo pat metu yra momentinių pranešimų funkcija bet kokioms įkyrioms užklausoms.
Todėl greitas ir realiu laiku teikiamos programinės įrangos paslaugų pobūdis leidžia komandoms sklandžiai bendradarbiauti vengiant bet kokių galimų komunikacijos problemų. Tai taip pat gali sustabdyti liūdinančius „atnaujinimo“ susitikimus, kad būtų galima įvertinti kiekvieno pažangą; ypač naudingas pranašumas, kai laikas ir kantrybė yra ypač brangūs.
2. Geresnis planavimas
Stebėti projekto gaires gali būti sudėtinga, ypač todėl, kad kiekvienas komandos narys turi žinoti, ką ir kada reikia atlikti. Kovojant su tuo, bendradarbiaujant programinėje įrangoje gali būti naudojamos aiškios ir lengvai sekamos Gantto projekto laiko diagramos, kurias vėliau galima nuolat atnaujinti. Tai labai naudinga, kai akimirksniu viskas neišvengiamai keičiasi, o ištekliai turi būti keičiami.
Tai taip pat leidžia virtualiems vadybininkams aiškiai ir lengvai įgyvendinti instrukcijas, vizualiai parodyti atskiras užduotis ir visiems spustelėjus mygtuką žinoti, kur jie stovi. Tai užtikrina, kad tarp bendro įtempto projekto chaoso prasta organizacija negali būti naudojama kaip pasiteisinimas praleidus terminą.
3. Geresnis bendravimas su klientais
Mes visi buvome ten: 10:00 konferencijos pokalbis su klientu, kuris iš tikrųjų prasideda 10.15 val. Dėl laisvų kambarių trūkumo (po kurio dar 15 minučių vėluojama, nes klientui buvo suteikta neteisinga telefono rinkimo funkcija). Be to, kad pasirinksite mažiau nei profesionalus, tai taip pat neveiksmingas ir daug laiko reikalaujantis procesas.
Naudojant internetinę debesų programinę įrangą, ši saga neturi atsitikti. Klientai gali prieiti prie jūsų užduočių lentos ir lengvai pamatyti jūsų eigą; tada jie gali pateikti atsiliepimų ir redaguoti atitinkamas sritis - viskas, ko jiems reikia yra slaptažodis ir vartotojo vardas. Didžiojoje daiktų schemoje tai lemia daug efektyvesnį jūsų ir kliento laiko naudojimą.
4. Lengviau deleguoti užduotis
Vadovams gali prireikti daug laiko užduočių atlikimui asmenims, ypač didesniems projektams, kuriuose yra kiti padaliniai ir kitos vietos. Užuot instruktavę kiekvieną asmenį vienu metu, užduotį galite tiesiog įterpti į projekto laiką ir paskirti atitinkamam komandos nariui kartu su išsamiomis instrukcijomis.
Tai palengvina visos komandos, kuri gali tiesiog patikrinti programinę įrangą, norėdama pamatyti, ką ir kaip reikia daryti, programinę įrangą - efektyvi ir laiką taupanti laimėjimas visiems.
5. Biudžeto valdymas
Tai dar viena lanksčios ir daugialypės programinės įrangos sistemos premija, ypač tiems vadovams, kurie turi stebėti projekto sąnaudas ir užtikrinti, kad jis nebūtų spiralinis. Turėdami realius kiekybiškai įvertinamus įrodymus, kuris darbuotojas ką ir kiek valandų padarė, biudžetą kontroliuojantys darbuotojai realiu laiku gali pamatyti išlaidas ir nustatyti, kur išleidžiama per daug pinigų.
Tai, savo ruožtu, gali padėti priimti sprendimus, einančius į priekį, leisdami vadovams prireikus susitvarkyti arba skirtingai paskirstyti valandas. Atsakomybės mokesčių srityje svarba dažnai gali būti pamiršta, kai dėmesys sutelkiamas į patį projektą, ir tai yra vienas iš subtilesnių patikimo projekto valdymo įrankio pranašumų.
6. Dalijimasis dokumentais ir prieiga
Vienas iš papildomų privalumų, jei viskas yra centralizuota vienoje vietoje, yra didesnė kontrolė, kurią vartotojai turi dokumentų atžvilgiu. Be to, jie negali būti pamesti ar pakeisti netinkama linkme, sistema taip pat leidžia vartotojams sekti visus pakeitimus ar pateikimus, todėl padidėja atskaitomybė ir skaidrumas to, kas pakeitė tai, kas konkrečiame dokumente.
Tai taip pat praktiška, nes komandos nariai gali lengvai rasti dokumentus, nereikia naršyti po bendrus diskus ar prašyti nuorodų. Tai ypač patogu, kai vartotojas laukia atnaujintos failo versijos arba jei pasineriate į paskutinės minutės kliento susitikimą ir jam greitai reikia prieigos.
Prenumeruoti
Prisijunkite prie mūsų informacinio biuletenio, kad gautumėte nuostabesnio turinio ir gaukite 20% NUOLAIDĄ mūsų karjeros testui!
Prenumeruoti7. Standartizuoti procesai
Kaip jau kalbėta, vienas svarbiausių projekto valdymo programinės įrangos pranašumų yra tas, kad ji visus pasiekia tame pačiame puslapyje. Tai taikoma ir jūsų procesams, nes visi, kurdami ir redaguodami dokumentus, privalo pateikti tą pačią informaciją ir naudoti tuos pačius šablonus.
Nors tai gali atrodyti paviršutiniškai, svarbu viską standartizuoti ir įsitikinti, kad kiekvienas dokumentas atrodo vienodai. Jis atrodo ne tik profesionaliau, bet ir padeda sukurti nuoseklumą ir vienybę visame pasaulyje, nes visi dirba vienodai.
8. Integruokite naujus komandos narius
Kieno nors įtraukimas į projektą įpusėjus gali būti bauginantis potyris abiem šalims, nes daugybė informacijos ir konteksto turi būti paaiškinta ir išmokta per labai trumpą laiką. Naudodami lengvai naudojamą įrankį, bet kokie nauji komandos papildymai gali aiškiai apžvelgti projekto eigą nuo pat pradžių, taip pat bet kokius krypties pokyčius pakeliui. Tai reiškia, kad jie gali be vargo įsitraukti į komandą, reikalaujantys minimalios integracijos ir sugebantys iš karto efektyviai prisidėti.
9. Nuotolinis darbas
Dabar daugelis geriausių kompanijų siūlo lankstų ir nuotolinį darbą; Bendradarbiavimo programinė įranga darbuotojams leidžia tai daryti efektyviai, neatsiribojant nuo komandos.
Taip yra todėl, kad projektų vadovai gali būti tikri, kad užduotys vis dar atliekamos nereikia fiziškai tikrinti, tuo tarpu namų vartotojai turi visus reikalingus išteklius po ranka; Viskas, ko reikia, yra patikimas interneto ryšys. Vis labiau progresyvioje ir atviroje pokyčiuose darbovietėje šis darbo būdas artimiausiu metu greičiausiai taps įprastesnis - turint omenyje šią programinę įrangą.
Kaip matote, projekto valdymo įrankių naudojimo privalumai yra neginčijami. Susidūrus su sudėtingomis užduotimis, kurias sudaro didelė, dažnai išsibarsčiusi darbo jėga, kyla didžiausias rūpestis, kaip tvarkyti organizavimą, delegavimą ir bendravimą. Sinergetinė programinė įranga lengvai išsprendžia šias problemas.
Rūpindamiesi logistika, tai leidžia vadovams susitelkti ties faktiškai vadovaujant projektui, tuo tarpu darbuotojai tiksliai žino, ką ir kada turėtų daryti; Dėl to procesas tampa lengvas ir teigiamas galutinis rezultatas gali būti pateiktas tenkinant visas šalis.
Pasitelkdama pasaulinės klasės programinę įrangą, „Wrike“ suteikė galimybę atpažinti labiausiai atpažįstamas įmones pasaulyje ir toliau kurti novatoriškus sprendimus. Nuo planavimo iki pristatymo, jų įrankis leidžia verslo komandoms pasiekti savo projekto tikslus per lengvai naudojamą ir logišką sąsają; jų moderniausią programinę įrangą dabar naudoja daugiau nei 15 000 organizacijų visame pasaulyje.
