Pateikite pakankamą pranešimą
Kalifornijos universiteto teigimu, galite papeikti atleidusį darbuotoją pateikdami memorandumą kaip pranešimą darbuotojui, kad jo ar jos darbas neatitinka kažkokio numatomo komponento. Jūs galite pareikšti šį papeikimą, jei darbuotojas po neoficialios priežiūros instruktavimo neparodys pakeitimo, kad padėtų jam pagerinti reikiamą darbą. Vėliau šis pranešimas gali būti naudojamas kaip dokumentas, reikalingas atleisti darbuotoją, jei jis neišlaiko darbo po to, kai išnaudojami visi teisiniai veiksmai.
Nurodykite veiksmo eigą
Nurodykite memo kaip drausminį memorandumą, kad vėliau išvengtumėte teisinių problemų su profesinėmis sąjungomis. Aiškiai nurodykite memo rašymo priežastį. Nepamirškite į atmintinę įtraukti darbuotojo atsakymus, tačiau venkite susitelkti į jo reakciją. Geriau sutelkite dėmesį į politikos ar procedūros pakeitimą į atmintinę. Nurodydami, ko tikitės iš savo darbuotojo, išvengsite drausminių priemonių, jei darbuotojas laikysis taisyklių. Daugeliu atvejų būtų neteisėta paskirstyti drausmę nesilaikant kitų procedūrų ar kanalų.
Išlaikykite privatumą
Memus traktuokite kaip asmeninius, konfidencialius dalykus. Įsitikinkite, kad pateikiate tik susijusiam darbuotojui. Jei įmanoma, turėtumėte pateikti kopiją jo profsąjungos atstovams ir pasilikti kitą kopiją darbuotojo personalo byloje, kad galėtumėte naudoti ateityje. Vis dėlto turėtumėte pasitarti su savo operacijos sąjungos viršininkais, jei jums reikia saugoti tokių pokalbių ar susitikimų įrodymus. Jie gali paprašyti teisinės nuostatos, leidžiančios savo klientui prieš pateikiant jį įklijuoti rašytinį atsakymą į atmintinę.
Naudokite reikšmingą formuluotę
Bendraudami vartokite galingą formuluotę, kurioje nurodomas papeikimas ar oficialus rašytinis pranešimas. Nurodykite, ar kaltinate darbuotoją nekompetencija, paklusnumu, netinkamu elgesiu ar nepriežiūra. Tai visos rimtos frazės, kurias galėtumėte naudoti oficialios drausminės bylos nagrinėjimo metu, jei jūsų darbuotojo atleidimas bus užginčytas vėliau. Jei jūsų atmintinėje yra daug eufemizmų, gali tekti įtikinti drausmės komitetą, kad darbuotojo padarytas nusikaltimas pateisino atleidimą. Turėtumėte nurodyti klaidą nepjaustydami žodžių. Galite nurodyti, kad bus imtasi tam tikrų veiksmų, jei darbuotojas nesilaikys taisyklių ar sutartų veiksmų eigos.
Rašydamas memorandumą pašalinama civilinio ieškinio rizika ir jis yra priminimas abiem šalims apie sutartus dalykus. Palyginti su žodiniais papeikimais, memai gali būti naudingi ten, kur reikia įrodymų. Jie taip pat yra labiau formalūs ir standartiniai komunikacijos būdai biuro aplinkoje.
